Cara Membuat Email Dengan Bahasa Inggris

Cara Membuat Email Dengan Bahasa Inggris – Anda pasti sudah familiar dengan surat menyurat elektronik atau email. Teknologi yang menggantikan surat konvensional ini marak digunakan di bidang pendidikan dan bisnis. Kemudahan yang ditawarkannya membuat semua orang sering menggunakan email. 

 

Untuk menulis email, terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Selain perlu mengetahui bagian-bagian dari email, Anda juga perlu mengetahui isi atau konten dari masing – masing bagian. 

 

Konten atau bahasa yang digunakan dalam email umumnya formal. Baik itu dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris, bahasa yang formal dan efektif perlu Anda ketahui agar mampu membuat email dengan baik.

 

Jika Anda adalah karyawan yang diharuskan membuat email formal dalam bahasa Inggris, maka Anda membaca artikel yang tepat. Di bawah ini terdapat bagian dan konten bahasa Inggris formal untuk email yang dapat menjadi inspirasi Anda.

 

Bagian – Bagian Email Dengan Bahasa Inggris

 

Ber-email adalah tentang konteks. Jadi, sebelum Anda membuat rancangan email, terlebih dahulu pikirkan relasi Anda dengan penerima. Apakah penerima itu adalah atasan, kolega, atau partner potensial Anda? Menentukan siapa penerima Anda akan membantu untuk memperkirakan level keformalan email. Jika Anda ragu, lebih baik ‘bermain aman’ dengan menggunakan bahasa yang formal. 

 

Agar lebih jelas, mari kita mengingat-ingat lagi mengenai bagian-bagian email:

 

• Subject Line

Subject atau subjek dalam email meringkas inti dari email Anda. Subject yang baik menginformasikan penerima tentang isi email dan mengapa mereka harus membacanya. Buatlah subject dengan jelas, spesifik, dan to the point. Contohnya:

• Marketing Budget Q4: Please review till August, 31

• Spark for Android: First impressions from our users

• Email greeting

Greeting atau sapaan dalam email memiliki beberapa aturan yang perlu diperhatikan. Tergantung pada level formalitas, sapaan yang Anda gunakan bisa bervariasi dari “Hi” ke “Dear Mr./Mrs./Dr./Professor”.Untuk email yang sangat formal, gunakan titik dua (:) setelah sapaan Anda. Contohnya: 

“Dear Ms. Smith:”

Contoh lain:

“Hi [nama],”

“Hello [nama]”

“Dear [nama]”

“Dear Mr./Ms./Dr./Professor [nama belakang]”

“Greetings,”

“Hi there,”

“Hi everyone”

Baca juga : Perkenalan dalam bahasa inggris

• Email body

Email body atau badan email adalah inti dari email Anda. Sekarang waktunya bagi Anda untuk menuliskannya. Untuk membuat badan email, Anda dapat mengikuti beberapa hal berikut:

 

• 1 email, 1 topik. Contohnya, Anda perlu meminta rekan kerja Anda untuk me-review laporan bulanan dan mendiskusikan strategi perekrutan untuk divisi Anda. Kedua hal ini adalah informasi yang terlalu banyak jika digabungkan dalam 1 email. Direkomendasikan bagi Anda untuk mengirim 2 email yang berbeda, agar lebih memudahkan penerima Anda dalam membaca dan membalas.
• Jelaskan inti email Anda. Jika Anda mengirim email kepada orang yang belum Anda kenal, perkenalkan diri Anda dengan singkat dan langsung jelaskan maksud dan tujuan Anda. Ini akan memudahkan penerima untuk memahami mengapa Anda mengirim email kepada mereka dan bagaimana mereka bisa membantu. 

Contohnya:

I would like to invite you to speak at our monthly conference.

 

I’m running a YouTube blog about home decor, and we’d love to feature your brand in our next video.

 

I’ve been using your service for a while, and I would like to report an issue I’ve recently encountered.

 

• Hargai waktu penerima. Tuliskan segala informasi yang perlu dibalas oleh pembaca dengan ringkas dan singkat. Tidak perlu menambahkan hal-hal yang sangat detail karena email bukanlah tempat yang tepat untuk diskusi yang panjang. 
• Buatlah email Anda mudah dibaca. Pisahkan email Anda ke beberapa paragraf dengan heading dan list. Anda juga bisa menggunakan bold atau italic jika perlu, dan ingat untuk gunakan seperlunya. Ini semua bisa dilakukan agar email Anda terstruktur dan dapat dibaca dengan cepat. 

 

• Formal email closing

Closing atau penutup dalam email formal umumnya memberitahu penerima tentang hal yang selanjutnya terjadi atau perlu dilakukan. Jika Anda menginginkan penerima untuk melakukan sesuatu, tuliskan call to action yang spesifik dan jelas. Jika Anda hanya mengakhiri diskusi, Anda dapat menuliskan closing yang dengan ‘ramah’ untuk menunjukkan kepada penerima bahwa Anda bersedia untuk keep in touch dengan mereka. 

Contoh:

Please let me know by Friday, August 15th if you’d like to speak at the conference.

 

It would be great to jump into a quick call tomorrow to discuss our collaboration.

 

Thank you for your help and feedback. Let’s keep in touch!

 

• Signature

Berikut ini adalah beberapa frasa yang sopan untuk mengakhiri email Anda:

 

Sincerely, 

Best regards,

Best,

Yours truly,

Respectfully,

Kind regards,

Thanks again,

 

Setelah frasa di atas, tulislah nama dan detail kontak Anda. Jika Anda menulis email atas nama perusahaan atau organisasi, masukkan informasi ini dalam tanda tangan Anda pula.

Contoh Email dalam Bahasa Inggris

• Announcement 

 

Subject: Meet the new Customer Support Representative Dear team, I am pleased to introduce you to [Name] who is starting today as a Customer Support Representative. She will be providing technical support and assistance to our users, making sure they enjoy the best experience with our products. Feel free to greet [Name] in person and congratulate her with the new role! Best regards, [Your name] [Job title]

 

• Business follow up email

Subject: RE: [subject line of your previous email] Hi [Name], Following up on my previous email about the collaboration with your website. I’m still interested in writing a guest post about the best UX practices for dating apps. With 10 years of experience in the mobile industry, I have a lot of insights to share with your audience. Please let me know if you’re interested in collaboration! Best, [Your name]

 

• Request

Subject: Vacation request for September, 10-15 Dear Mr./Ms. [Last name], I would like to request a vacation from Monday, September 9th till Friday, September 13th. I will make sure to complete all my current projects and pending tasks in advance before the vacation. My colleagues [Name] and [Name] will cover my responsibilities during my absence. Looking forward to your approval. Sincerely, [Your name] [Job title]

 

Demikian Kawan YEC, cara menulis email dalam bahasa Inggris dan contoh-contoh emailnya. Bagaimana, apakah mudah dimengerti? Atau sebaliknya, perlu waktu untuk memahaminya? 

 

Bagi Anda, karyawan atau pekerja kantoran yang ingin lancar ber-email dalam bahasa Inggris, YEC bisa membantu Anda. Bersama YEC, Anda hanya perlu waktu 10 hari mempelajari kosakata formal atau formal vocabulary dalam “Kelas Bahasa Inggris Dasar untuk Karyawan” oleh YEC. Tak hanya vocabulary, Anda juga akan mempelajari mengenai grammar, listening, reading dan short expressions. KLIK DI SINI untuk daftar Kelas Bahasa Inggris untuk Karyawan dan dapatkan harga diskon!